Inventario de propiedades web


Si tienes una buena estrategia SEO, y de Social Media, y en general una buena estrategia de presencia en Internet, seguro que en algún momento te habrás sentido abrumado por la cantidad de recursos que has de gestionar.

Una propiedad web (web property) es un punto de presencia en Internet: es todo aquel sitio en Internet sobre el que tienes el control y en el que dejas parte de tu vida digital.

Tus propiedades web son: los nombres de dominio que tienes registrados (aparcados o sin web), tus sitios web alojados con sus usuarios registrados  y la lista de suscriptores, tu blog con sus comentarios, tus cuentas en foros, tu tienda virtual y sus clientes, tu página en Google+, en Facebook, en Linkedin, la cuenta de Twitter, de Instagram,… tu dirección y el buzón de email en GMail o en Hotmail con tus contactos, etc.Propiedad Web

En general, son todos los sitios en Internet en donde dejas contenido de tu propiedad.

Las propiedades web forman parte de los Activos Intangibles (Intangible property, incorporeal property) que tiene una persona física o jurídica, como las patentes, las marcas registradas, los derechos de autor, las licencias, la imagen y la identidad corporativa, etc.

Como otros Activos Intangibles, además de tener un valor monetario, tienes derechos y obligaciones legales y éticas sobre ellos, por esto y por tu interés y comodidad, conviene que los tengas inventariados adecuadamente.

 

Para ello, puedes usar una hoja de cálculo, la cual has de tener actualizada, hacer copias de respaldo regularmente y tenerlas a buen recaudo.

Los datos básicos que tiene que tener tu inventario de propiedades web son:

  • Descripción del recurso
  • URL de visualización del recurso
  • URL para hacer login al recurso, o procedimiento de login
  • Credenciales de acceso: usuario y password

Adicionalmente y especialmente para una empresa o un community manager, debes de hilar más fino:

  • Tipo del recurso: sitio web, blog, red social, buzon de email,…
  • Fecha y hora de creación
  • Propietario
  • Persona que creó el recurso
  • Objetivo de la creación del recurso
  • Responsables del cada recurso, y los permisos/roles de todos los usuarios autorizados
  • Passwords encriptados con una clave maestra
  • Aspectos legales: licencia y propiedad del contenido
  • Fecha y hora de borrado/bloqueo/destrucción
  • Persona que eliminó el recurso
  • Motivo del borrado del recurso
  • Si tiene vigencia indefinida o si se ha de renovar periódicamente

 

Uno de los campos especialmente interesante es el de la fecha de vigencia, para tener una planificación de cuando tenermos que hacer las renovaciones -del dominio, el alojamiento web, la cuenta de email, etc-.

Añadir información monetaria, como el coste en tiempo y dinero de su creación, el coste mensual/anual de mantenimiento y una estimación del valor de la propiedad web (hay webs especializadas en este tipo de valoraciones) puede sernos muy útil.
También sería conveniente añadir un campo con la fecha del apunte para poder mantener un registro histórico de todos los cambios hechos en el inventario, indispensable si se hacen modificaciones frecuentes.

Otra utilidad que le podemos dar al documento en el que mantenemos nuestro inventario es la de mantener las credenciales para acceder a los servicios que contratamos, y a los ecommerces en los que compramos plantillas, módulos, imágenes o vídeos, y cualquier otra adquisición digital. Para estos casos, es necesario también apuntar los códigos de licencia o de registro de dichos componentes.
También nos puede ser útil para mantener las cuentas de las pasarelas de pago, como la de Paypal, o la de cualquier otra entidad.

 

Los beneficios para una empresa de tener bien hecho el inventario de propiedades web son varios:

  1. Saber rápidamente cuales son todas sus propiedades web.
  2. Poder acceder a cualquiera de ellas de una manera rápida y óptima.
  3. Poder darle a nuestro nuevo community manager toda la información pertinente.
  4. Evitar el secuestro o bloqueo de las propiedades, en el caso de que al responsable le ocurra alguna fatalidad (que le de amnesia o desaparezca), o que tengamos drásticamente que prescindir de sus servicios.
  5. Poder realizar ordenadamente el traspaso de estos activos intangibles por cambio de socios, venta de la empresa, due dilligence, venta de los mismos, etc.
  6. Tener un punto de partida para gestionar la huella digital de nuestra empresa o marca, así como nuestra reputación online.

 

Dado que este documento contiene información bastante importante, si utilizamos un excel, es conveniente tenerlo encriptado. Podemos usar también programas tipo KeePass que nos sirve para mantener clasificado nuestras propiedades web en un software con alta seguridad criptográfica.

 

 

A título personal, conviene dar una copia del inventario a alguna persona de nuestra confianza -o abogado-, esto le ahorrará dinero a los familiares que dejemos, en el caso en que queramos eliminar o restringir toda nuestra huella digital el día en que ya no estemos ni virtual ni físicamente, aunque ese no es mi deseo.

 

Para acabar y como curiosidad, se dice que en Facebook hay 30 Millones de cuentas de fenecidos; esta red social tiene un procedimiento específico para convertir la cuenta de un difunto en conmemorativa y sepultarla en su Cementerio Virtual para que sus familiares, amigos y allegados puedan visitarla el día de Todos los Santos, o para «eliminar» la cuenta para los restos.

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